530 396 893 hello@4change.pl

Zrzut-ekranu-2022-09-8-o-21.39.10Przeczytasz w 5 minut

Umiejętność efektywnego komunikowania się jest jedną z najważniejszych kompetencji naszych czasów. Aktualnie, kiedy na niespotykaną dotąd skalę praca przyjęła charakter zdalny lub hybrydowy, ustalenie metody komunikacji nabiera ogromnego znaczenia. W przypadku, gdy wybór metody komunikacji opieramy na prywatnych preferencjach np.managera, może to narazić całą organizację na wiele trudności. Między innymi stworzyć dodatkowe komplikacje, utrudnić wymianę informacji, zwiększyć frustrację zespołu z pozyskaniem informacji niezbędnych do pracy lub spowodować przestoje w procesie przekazywania informacji.

Ustalenie preferowanych przez poszczególnych członków zespołu zasad komunikacji może być zrealizowane w sposób ciekawy, szybki a przede wszystkim angażujący cały team. Zastanawiasz się JAK? Nie trać czasu na zastanawianie, tylko skorzystaj z ćwiczenia i gotowego arkusza KARTA PRAC (zamieszczamy poniżej), który jest jednym z bardzo praktycznych narzędzi opisanym  w naszym e-booku Pomocne narzędzia online.

Ustalenie kanałów i zasad komunikacji w zespole

Warto pamiętać o kilku podstawowych zasadach, dotyczących komunikacji online:

  • do szybkiej wymiany informacji, warto wykorzystać telefon lub czat;
  • jeżeli chcesz mieć pewność szybkiej reakcji na swoją informację lub polecenie — użyj telefonu
  • mail świetnie się sprawdza w przypadku informacji nie wymagającej natychmiastowej reakcji;
  • mail warto stosować głównie w komunikacji z zewnętrznymi podmiotami. W komunikacji wewnątrz firmy warto wykorzystywać narzędzia zachowujące ciągłość tematu oraz ustaleń, co skraca czas odnajdywania i powrotów do istotnych informacji;
  • ograniczenie liczby maili wymienianych przez pracowników firmy znacząco wpływa na oszczędność czasu;
  • wymianę informacji przez pracowników firmy warto prowadzić za
    pomocą różnego rodzaju programów online typu: CRM, ERP, dokumenty online itp. Ich zaletami są: szybki dostęp do historii, widoczność osób odpowiedzialnych za dany projekt, możliwość zapoznania się z sytuacją większej liczbie osób lub przełożonemu, precyzyjne dopasowanie zadań do określonych osób, a co za tym idzie oszczędność czasu dla pozostałych;
  • informacje zwrotne zawsze udzielaj podczas rozmowy online z włączoną kamerą, podczas osobistego spotkania lub przynajmniej telefonicznie.
  • spotkania i zebrania, w zależności od ich celu, możesz prowadzić
    z wykorzystaniem narzędzi online, z włączoną kamerą lub bez, przez telefon lub bezpośrednio;
  • jeżeli musisz wyjaśnić jakąś sytuację lub zrozumieć problem, zaplanuj spotkanie osobiste lub online, najlepiej z kamerą. Jeżeli żadne z wyżej wymienionych rozwiązań nie jest możliwe, umów się na zaplanowaną rozmowę telefoniczną.

Aby poznać preferencje zespołu dotyczące sposobu komunikacji w różnych sytuacjach, możecie wykonać ćwiczenie opisane na kolejnej stronie.

ĆWICZENIE

Metody komunikacji

Czas: 3 minuty.

Wielkość grupy: do 15 osób.

Cel: poznanie preferencji zespołu, dotyczących metod komunikacji.

Narzędzia do wykorzystania: przygotowany slajd w prezentacji PowerPoint/Google Prezentacje; karta prac załączona do tego ćwiczenia.

Instrukcja: każdy z uczestników wypełnia tabelę, odpowiadając na pytania dotyczące sposobów komunikacji w określonych sytuacjach:

  • imię: podaj swoje imię (do każdego imienia możesz przyporządkować inny kolor karteczki typu post-it);
  • preferencje: jaki sposób komunikacji preferujesz: email, telefon, czat, inne;
  • 911: w razie nagłej potrzeby, jak najlepiej jest się z Tobą kontaktować́;
  • feedback: w jaki sposób chcesz otrzymywać informacje zwrotne;
  • konflikt: jak jest Twój preferowany sposób do rozwiązywania sytuacji typu: różnica zdań, sytuacja konfliktowa wśród członków zespołu itd.
  • pochwały: w jaki sposób lubisz otrzymywać pochwały, co uznajesz za pochwałę.

Po zakończonej sesji możesz przygotować ze slajdów jedną prezentację i rozesłać do wszystkich uczestników, jeżeli wyrażą zgodę.

Przykład praktycznego formularza z naszego e-booka Pomocne narzędzia online

karta-prac