Przeczytasz w 5 minut
Umiejętność efektywnego komunikowania się jest jedną z najważniejszych kompetencji naszych czasów. Aktualnie, kiedy na niespotykaną dotąd skalę praca przyjęła charakter zdalny lub hybrydowy, ustalenie metody komunikacji nabiera ogromnego znaczenia. W przypadku, gdy wybór metody komunikacji opieramy na prywatnych preferencjach np.managera, może to narazić całą organizację na wiele trudności. Między innymi stworzyć dodatkowe komplikacje, utrudnić wymianę informacji, zwiększyć frustrację zespołu z pozyskaniem informacji niezbędnych do pracy lub spowodować przestoje w procesie przekazywania informacji.
Ustalenie preferowanych przez poszczególnych członków zespołu zasad komunikacji może być zrealizowane w sposób ciekawy, szybki a przede wszystkim angażujący cały team. Zastanawiasz się JAK? Nie trać czasu na zastanawianie, tylko skorzystaj z ćwiczenia i gotowego arkusza KARTA PRAC (zamieszczamy poniżej), który jest jednym z bardzo praktycznych narzędzi opisanym w naszym e-booku Pomocne narzędzia online.
Ustalenie kanałów i zasad komunikacji w zespole
Warto pamiętać o kilku podstawowych zasadach, dotyczących komunikacji online:
- do szybkiej wymiany informacji, warto wykorzystać telefon lub czat;
- jeżeli chcesz mieć pewność szybkiej reakcji na swoją informację lub polecenie — użyj telefonu
- mail świetnie się sprawdza w przypadku informacji nie wymagającej natychmiastowej reakcji;
- mail warto stosować głównie w komunikacji z zewnętrznymi podmiotami. W komunikacji wewnątrz firmy warto wykorzystywać narzędzia zachowujące ciągłość tematu oraz ustaleń, co skraca czas odnajdywania i powrotów do istotnych informacji;
- ograniczenie liczby maili wymienianych przez pracowników firmy znacząco wpływa na oszczędność czasu;
- wymianę informacji przez pracowników firmy warto prowadzić za
pomocą różnego rodzaju programów online typu: CRM, ERP, dokumenty online itp. Ich zaletami są: szybki dostęp do historii, widoczność osób odpowiedzialnych za dany projekt, możliwość zapoznania się z sytuacją większej liczbie osób lub przełożonemu, precyzyjne dopasowanie zadań do określonych osób, a co za tym idzie oszczędność czasu dla pozostałych; - informacje zwrotne zawsze udzielaj podczas rozmowy online z włączoną kamerą, podczas osobistego spotkania lub przynajmniej telefonicznie.
- spotkania i zebrania, w zależności od ich celu, możesz prowadzić
z wykorzystaniem narzędzi online, z włączoną kamerą lub bez, przez telefon lub bezpośrednio; - jeżeli musisz wyjaśnić jakąś sytuację lub zrozumieć problem, zaplanuj spotkanie osobiste lub online, najlepiej z kamerą. Jeżeli żadne z wyżej wymienionych rozwiązań nie jest możliwe, umów się na zaplanowaną rozmowę telefoniczną.
Aby poznać preferencje zespołu dotyczące sposobu komunikacji w różnych sytuacjach, możecie wykonać ćwiczenie opisane na kolejnej stronie.
ĆWICZENIE
Metody komunikacji
Czas: 3 minuty.
Wielkość grupy: do 15 osób.
Cel: poznanie preferencji zespołu, dotyczących metod komunikacji.
Narzędzia do wykorzystania: przygotowany slajd w prezentacji PowerPoint/Google Prezentacje; karta prac załączona do tego ćwiczenia.
Instrukcja: każdy z uczestników wypełnia tabelę, odpowiadając na pytania dotyczące sposobów komunikacji w określonych sytuacjach:
- imię: podaj swoje imię (do każdego imienia możesz przyporządkować inny kolor karteczki typu post-it);
- preferencje: jaki sposób komunikacji preferujesz: email, telefon, czat, inne;
- 911: w razie nagłej potrzeby, jak najlepiej jest się z Tobą kontaktować́;
- feedback: w jaki sposób chcesz otrzymywać informacje zwrotne;
- konflikt: jak jest Twój preferowany sposób do rozwiązywania sytuacji typu: różnica zdań, sytuacja konfliktowa wśród członków zespołu itd.
- pochwały: w jaki sposób lubisz otrzymywać pochwały, co uznajesz za pochwałę.
Po zakończonej sesji możesz przygotować ze slajdów jedną prezentację i rozesłać do wszystkich uczestników, jeżeli wyrażą zgodę.
Przykład praktycznego formularza z naszego e-booka Pomocne narzędzia online