530 396 893 hello@4change.pl

Modelowanie procesów biznesowych

Modelowanie procesu biznesowego drogą do optymalizacji firmy

Optymalizacja procesów biznesowych, jaką proponują nasi specjaliści, wyeliminuje błędy i zminimalizuje koszty, a także uprości strukturę firmy, co przekłada się na wyniki finansowe, ale także na atmosferę pracy.

Czytaj więcej

Przypadkowość to największy błąd, jaki popełniają przedsiębiorcy w zarządzaniu swoją organizacją. Jeśli firma ma odnosić sukcesy, musi być odpowiednio zorganizowana. Chodzi o skorelowanie wszystkich działów, tak, by ich praca zazębiała się, a nie stanowiła autonomiczne byty zaniżające wydajność.

Co to jest modelowanie biznesu?

Termin ten odnosi się do analizy mającej na celu poznanie tego, w jaki sposób funkcjonuje dane przedsiębiorstwo. W każdej działalności gospodarczej codziennie odbywają się setki czynności. Wszystkie mają wpływ na siebie. Bez jednej, nie mogłaby odbyć się kolejna itd.

Często osoby zarządzające nie rozumieją tego powiązania, co w efekcie prowadzi do utrzymywania zbędnych stanowisk generujących wydatki, a nieprzynoszących wymiernych korzyści. Zdarza się i tak, że niektóre zadania powielane są przez pracowników odmiennych sektorów. Brak świadomości tego szkodliwego zjawiska uniemożliwia podjęcie kroków naprawczych i prowadzi do strat.

W trakcie modelowania procesów biznesowych można dowiedzieć się, jak działa dany podmiot, poznać jego strukturę. Ważne, żeby analizę przeprowadził doświadczony specjalista, który doskonale rozumie mechanizmy  zarządzania firmą. Jedynie wtedy zyskuje się gwarancję, że żaden istotny aspekt nie zostanie pominięty.

Stworzenie mapy działów

Przy optymalizacji procesu biznesowego, czyli wyeliminowaniu nierentownych  i niepotrzebnych sektorów, należy dysponować szczegółowym planem przedsiębiorstwa. To on stanowi punkt wyjścia, z którego można rozpocząć naprawę.

Opracowywana jest tzw. mapa modelu biznesu (lub inny graficzny opis). Powinna ona wskazywać wszystkie sektory wraz z zadaniami, za jakie są one odpowiedzialne. Schemat musi też uwzględniać miejsce klienta oraz obrazować całą drogę, jaką produkt/usługa musi przebyć, by do niego dotrzeć. Dopiero wtedy widać, co dokładnie dzieje się na poszczególnych etapach.

Jak przebiega optymalizacja procesów w biznesie?

Najprościej mówiąc, jest to usunięcie tego, co nie sprzyja efektywności i wprowadzenie nowych rozwiązań. Ich założeniem powinno być dążenie do:

  • wyeliminowania pomyłek i stworzenia synergicznej struktury;
  • zmniejszenia kosztów pracy i czasu;
  • przyspieszenia pracy owocującego sprawniejszą obsługą kontrahenta lub możliwością  poprawienia wydajności produkcyjnej/sprzedażowej;
  • maksymalizacji przychodów;
  • poprawie atmosferty pracy wynikającej z transparentności.

Usuwanie błędów

Dobrze przeprowadzone modelowanie procesów biznesowych wskaże dublowane zadania. Często zdarza się tak, że tym samym obowiązkiem zajmują się pracownicy różnych sektorów. To strata czasu i pieniędzy. Głównym krokiem będzie zatem przypisanie danej czynności do jednego działu, z którego dane wyjdą do kolejnego, by tam mogły być wykorzystane do następnych czynności, bez powielania tego, co już zostało zrobione.

Podstawą jest  uzyskanie synergii, czyli sytuacji, w której praca na wszystkich stanowiskach będzie współdziałaniem. Rezultat pierwszego sektora powinien stanowić materiał do pracy dla drugiego itd.

Cięcie kosztów

W synergicznym przedsiębiorstwie widać, które funkcje są zbędne, nie służą niczemu, a jednie pochłaniają energię. Analiza modelowa procesu biznesowego pozwoli je zdiagnozować i usunąć. Odciąży to pracowników, którzy będą mogli zająć się tym, co ważne i zmniejszy ponoszone wydatki.

Efekt

Likwidacja niepotrzebnych działań zwiększa efektywność, skraca czas potrzebny na dostarczenie produktu do odbiorcy, poprawia jakość obsługi kontrahenta, pozwala zwielokrotnić ilość produkcji lub sprzedaży. Tak przeprowadzona optymalizacja procesów biznesowych zapewnia w efekcie korzystniejsze przychody.