W pracy zdalnej mamy już za sobą pierwsze szlify, warto więc złapać chwilę refleksji nad sposobami i metodami pracy. Odpowiednim wykorzystaniem czasu, aby mieć pewność, że zespoły posuwają się efektywnie w kierunku realizacji swoich celów. Początek roku jest także doskonałym momentem na podsumowania i analizy. A zatem zapraszamy do krótkiej analizy tego, co pomaga w organizacji pracy i nawykach dobrego wykorzystania czasu pracy. Zaprezentowane poniżej wskazówki to zbiór naszych przemyśleń po współpracy z klientami w 2020r.
- Ryba psuje się od głowy, czyli jak szef zaczyna spotkania i podchodzi do wykorzystania czasu pracy
Szef to osoba, na którą kierują się spojrzenia wszystkich, nie tylko podczas zebrań i warsztatów. To jest właśnie ta osoba, która wyznacza standardy zachowań i tworzy dobre praktyki. Zarządza przykładem. A w jakim stopniu sam Szef ma świadomość swojego wykorzystania czasu? Jak podchodzi do przerw? Rozmów? Czy spotkanie jest pretekstem do wymiany firmowych ploteczek lub zaczyna się zazwyczaj z 30min opóźnieniem? Czy słabe łącze lub problemy z kamerą utrudniają komunikację i prowadzenie zebrań, co powtarza się wielokrotnie?
Przykładowo, gdy na spotkaniu na Szefa czeka 5 osób, a opóźnienie wynosi 25min. To firma w tym czasie straciła czas, co można dość wyraźnie przełożyć na pieniądze: 30min x stawka za godzinę pracy każdej osoby biorącej udział w spotkaniu. W większości firm i założeniu, że stawki za godzinę mieszczą się w przedziale 20 do 120zł, to firma właśnie zmarnowała co najmniej kilkaset złotych. I w przypadku, gdy czas ten został wykorzystany na budowanie relacji, głębsze poznanie się to wszystko jest ok. lecz w przypadku, gdy sytuacja powtarza się notorycznie, może być uciążliwa dla uczestników oraz być przykładem braku szacunku dla pozostałych członków zespołu.
W takich momentach zachęcam Szefa do refleksji, z czego wynikają spóźnienia? Jak wygląda reakcja Szefa na spóźnienie? Czy Szef stara się rozwiązać taką sytuację i zapobiegać na przyszłość czy niefrasobliwie powtarza swoje zachowanie?
2. Odpowiednie narzędzia i wyposażenie, czyli: halo, czy mnie słychać?
Ile już zdań w Internecie padło na temat odpowiedniego sprzętu koniecznego do płynnego wykonania pracy. A ja ciągle spotykam firmy na rynku, gdzie np. w systemie w danym module może pracować tylko 1 osoba, gdyż niemiłosiernie zwalnia lub się zawiesza. Z jakiego powodu organizacje pozwalają na 4h dzień pracy, gdyż w przypadku pracy zdalnej jakiekolwiek inne obowiązki są niemożliwe do wykonania. Lub wyposażenie pracownika w kamerę, która pokazuje tak niewyraźny obraz, który jest trudny do odszyfrowania. Nie mówiąc już o skutecznym „byciu w kontakcie” podczas zebrań.
Braki w wyposażeniu pracowników zdalnych w mikrofon lub kamerę, co praktycznie utrudnia kontakt ze współpracownikami oraz światem zewnętrznym.
W dzisiejszych czasach kamera, mikrofon czy słuchawki oraz komputer są narzędziami pracy koniecznymi do jej skutecznego wykonania, a nie żadnym luksusem. Dobre połączenie internetowe, wygodne krzesło to konieczne wyposażenie „biura w domu”. W przypadku osób wydelegowanych do wykonywania zadań z takiego właśnie biura, warto zatroszczyć się o kompleksowe ich wyposażenie i zadbanie o wygodę podczas jej świadczenia.
3. Stwórz listę zadań do realizacji „przy okazji”, czyli 10-cio minutowe zadania
Praca zdalna wykonywana z „biura z domu” pozwala na wiele niezwykłych możliwości. Wcześniej pracownicy oczekujący na spotkanie czekali w salce konferencyjnej, a teraz robią to przy biurku, widząc się na swoim komputerze. Nawet krótkie 10-15min odcinki czasu „w oczekiwaniu na …” mogą zostać dobrze wykorzystane na realizację drobnych zadań czy rzeczy zawsze odkładanych na później.
Przykładowo: porządkowanie plików w archiwum (nazewnictwo, opisy itp.), uzupełnianie opisów w systemie, potwierdzanie spotkań, uzupełnianie czy odznaczanie spotkań w kalendarzu, elementy raportowania i wiele innych można bardzo skutecznie wykonywać, gdy do rozpoczęcia spotkania zostało tylko kilka minut lub końca dnia zostało kilkanaście minut.
Oczywiście odpowiednio wykorzystując czas pracy warto pamiętać o chwili przerwy na oddech, zrobienie herbaty czy śniadanie, jednak odpowiednie planowanie i posiadanie czynności, które można wykonać od ręki w znaczący sposób przekłada się na organizację pracy i jej efektywność. I Szef zawsze powinien zadbać, aby każdy z jego pracowników miał właśnie taką listę przygotowaną.
4. Wyeliminuj zarządzanie „na żądanie”
Zarządzanie zespołem to świadome tworzenie takiej organizacji pracy, która pozwala na efektywne wykonywanie zadań. W przypadku, gdy Szef odpowiada na każde wezwanie i jest asystentką wspierającą specjalistów, taka sytuacja szczególnie w pracy zespołu rozproszonego może przynieść zaskakujące konsekwencje.
W nowej wirtualnej rzeczywistości także standardy rozmów, wymiany informacji czy ich przekazywania powinny ulec zmianie. Jak zapanować nad wieloma kanałami, tak aby być na bieżąco? Czy Szef pracujący zdalnie powinien być dostępny zawsze? Czy powinien odpowiadać w trybie online także na maile czy wiadomości na komunikatorze? Czy sprawdzać wszystkie komunikatory?
W tym kontekście warto zadać sobie kilka pytań: Jak w zespole zostały określone standardy komunikacji? Czy w kontekście większej samodzielności i braku bezpośredniego nadzoru, zostały dobrze dopasowane poziomy kompetencji, odpowiedzialności i decyzji, które pracownik może podjąć samodzielnie?
Jak dbać o odpowiedni przepływ informacji? Jak określone są sposoby kontaktu w sytuacjach pilnych, ja w takich po prostu wymagających poinformowania lub podjęcia działania w przyszłości?
Jaki zespół wymienia się informacjami na temat bieżącej pracy, nie mogąc spotkać się na co dzień?
Podsumowując wiele rzeczy wpływa na efektywność pracy świadczonej z domu realizowanej zdalnie. Większość merytorycznych opracować pokazuje jednak, że z domu pracuję się ciężej i więcej, gdyż obawa, że ktoś mógłby pomyśleć, że nie pracuje jak powonieniem jest zbyt duża. Z punktu widzenia Szefa warto zatroszczyć się o efektywność pracy i jej jakość, sprawdzać, czy pracownicy mają odpowiednie przygotowanie i wiedzą jak pracować, stwarzać odpowiednie środowisko zachęcające do podważania status quo i zadawania pytań, po prostu do myślenia w pracy. A dzięki temu tworzyć fajne miejsca pracy i dbać, aby każdy wiedział co i jak robić.
