Epidemia koronawirusa spowodowała wzrost popularności edukacji online, wymuszając niejako na firmach i trenerach przeniesienie procesów szkoleniowych, z dnia na dzień, do wirtualnej rzeczywistości. Projektowanie i prowadzenie szkoleń zdalnych ma analogiczny cel jak szkolenia stacjonarne, mimo to rządzi się swoimi prawami co oznacza, że próby przeniesienia wprost szkolenia z sali stacjonarnej do przestrzeni wirtualnej będą kończyły się niepowodzeniem. Specyfika szkoleń online wymusza na trenerach szczególną dbałość o poczucie bezpieczeństwa i zaangażowanie uczestników, które warunkują efektywność szkolenia. Czym różnią się zatem szkolenia stacjonarne od szkoleń zdalnych z perspektywy osoby prowadzącej?
Etapy procesu szkoleniowego
PRZED SZKOLENIEM
1. Badanie potrzeb
Analiza i badanie potrzeb to etap niezbędny do zaprojektowania szkolenia dopasowanego do potrzeb uczestników i doboru narzędzi właściwych dla konkretnej grupy szkoleniowej. Dogłębna analiza pozwala zdiagnozować luki kompetencyjne wśród pracowników, a osobie prowadzącej przygotować się na odpowiednie zarządzenie procesami grupowymi w sytuacji, kiedy na sali szkoleniowej spotkają się uczestnicy o różnych poziomach kompetencji.
Do badania potrzeb możesz wykorzystać różne metody i narzędzia, w zależności od kontekstu szkolenia, czasu i możliwości technicznych:
- Wywiad – telefoniczny/online/bezpośredni
- Ankieta – online, offline
- Rozmowy indywidualne i grupowe z pracownikami
- Rozmowy indywidualne z przełożonymi uczestników szkolenia
- Obserwację
- Analizę dokumentów wew. (np. oceny 360)
- Próbki pracy
- Test
Od koloru do wyboru.
Najprostszym i najczęściej stosowanym narzędziem pozwalającym zebrać informacje na temat potrzeb szkoleniowych jest ankieta online, dostępna w różnych programach i aplikacjach. Przed decyzją o wyborze, warto przetestować kilka opcji, w celu sprawdzenia zarówno „jakości” formularza, jak i późniejszej możliwości analizy otrzymanych danych (w jaki sposób prezentowane są wyniki, ile czasu zajmuje analiza tej formy prezentacji, czy dostępne są wykresy, czy korzystanie z formularza/programu jest intuicyjne, ile pytań ma ankieta w opcji bezpłatnej itp.). Programy najczęściej wykorzystywane do tworzenia ankiet:
- Google Forms (Formularze)
- Ankietaplus
- Webankieta
- Interankiety
W zależności od przyjętych założeń dot. wykorzystania otrzymanych informacji lub od oczekiwań klienta, odpowiedzi można zbierać w formule anonimowej lub nie anonimowej. Decydując się na formułę z pozyskaniem danych osób ankietowanych musisz pamiętać o obowiązkach wynikających z przepisów dot. ochrony danych osobowych. Pracując na stanowisku trenera wew. w organizacji, nie będziesz miał prawdopodobnie problemu z zachowaniem zasad szyfrowania przesyłanych informacji i bezpiecznego przechowywania danych (tym aspektem zajmą się wyznaczone w firmie działy jak np. Dział IT czy Dział Compliance). Wyzwanie pojawia się w momencie, kiedy pracujesz jako freelancer i na takie wsparcie nie możesz liczyć – w takiej sytuacji przemyśl formułę ankiety lub zakup licencji programów spełniających zasady bezpieczeństwa, zanim roześlesz ją z prośbą o podanie danych osobowych.
Niezależnie od formy szkolenia, zdalnej czy stacjonarnej, jest to etap kluczowy do efektywnego zaprojektowania szkolenia. W przypadku szkoleń zdalnych, gdzie dysponujemy ograniczoną ilością czasu, strategiczna okazuje się decyzja o wyborze celów szkoleniowych i doborze treści. Bez dokładnej analizy potrzeb nie będzie to możliwe.
2. Projektowanie
I tu zaczynają się trenerskie schody, które są bardziej strome w przypadku szkoleń zdalnych, niż stacjonarnych. W obu sytuacjach etap projektowania wymaga od trenera rozpisania celów głównych i szczegółowych, wyboru narzędzi, ułożenia szczegółowego konspektu działań i przygotowania od strony technicznej. W przypadku szkoleń zdalnych trzeba uwzględnić zarówno przygotowanie techniczne własne, jak i uczestników. Stabilne łącze internetowe, sprzęt z działającą kamerką i mikrofonem, odpowiednie warunki i umiejętność korzystania ze zdalnych programów i narzędzi wykorzystywanych na szkoleniu wymagane jest zarówno po stronie trenera, jak i uczestnika. Odpowiedzialność za sprawdzenie przygotowania uczestników leży po stronie trenera.
Dobrą praktyką jest przesłanie przed szkoleniem lub udostępnienie na dysku wspólnym lub firmowych platformach online wymagań dotyczących sprzętu oraz instrukcji technicznych użytkowania (możesz nagrać instrukcję w formie video). Część trenerów rozpoczyna spotkanie 15-30 minut przed planowanym startem, aby sprawdzić jakość połączenia z użytkownikami i rozwiązać ewentualne problemy techniczne, zanim przejdzie do meritum szkolenia. Pomocne może okazać się również wsparcie techniczne zapewnione przez osobę współprowadzącą.
W następnym artykule opiszemy różnice występujące na kolejnych etapach procesu szkoleniowego (SZKOLENIE, PO SZKOLENIU) prowadzonego w formule stacjonarnej i zdalnej.
Jesteś Trenerem, Managerem, Pracownikiem Działu HR? Masz pytania? Chcesz pogłębić swoją wiedzę i umiejętności? Dopasować teorię do praktycznych okoliczności?
Skontaktuj się z Nami https://4change.pl/kontakt/ , biuro@4change.pl
Prowadzimy szkolenia i procesy rozwojowe w formule zamkniętej i otwartej.
