Praca zdalna to już codzienność. Coraz więcej zespołów traktuje ja nie jako chwilową zmianę, ale naturalny sposób pracy, dzięki czemu zyskać można dodatkowy czas oszczędzony na dojazdach do biura czy swobodę łączenia jej z życiem prywatnym. Każdy z zespołów wybiera swoją specyfikę pracy i korzysta z różnych narzędzi do komunikacji jeden na jeden i zespołowej. Zdarza się, że w firmach kanałów jest tak wiele, że podkreślając jeszcze fakt wykorzystywania Whatsapp czy Messenger może dojść do istnego zamieszania.
W organizacji pracy zdalnej pomoże Ci nasze szkolenie z budowania efektywnej komunikacji.
Odnosząc się do komunikacji w zespole warto określić poszczególne kanały oraz zostawić dowolność pracownikom. Np. kierując się następującymi celami kontaktu warto określić jego medium oraz oczekiwaną szybkość odpowiedzi. Poprosić każdego pracownika o określenie w jakim dostępnym przez firmę kanale chce otrzymywać następujące informacje.
| Kontakt w przypadkach nagłych, wymagających natychmiastowej reakcji | Kontakt w sprawie decyzji i bieżących projektów | Przekazanie informacji, statusów itp. | Przekazanie bieżącego feedback | Kontakt z całym zespołem (ważne, bieżące informacje i decyzje firmy) | Kontakt z całym zespołem (żarciki, pogaduchy itp.) | |
| Pracownik 1 | Grupa: ALL, Teams | Grupa: KAWKA, Teams | ||||
| Pracownik 2 | Grupa: ALL, Teams | Grupa: KAWKA, Teams | ||||
| … | Grupa: ALL, Teams | Grupa: KAWKA, Teams | ||||
| Pracownik n | Grupa: ALL, Teams | Grupa: KAWKA, Teams |
Zaczynając od komunikatorów, które pomagają w szybkim, bieżącym kontakcie w grupie lub jeden na jeden możemy wyróżnić:
- Jednym z najbardziej popularnych i powszechnych, oraz dostępnych dla każdego jest SKYPE (https://www.skype.com/pl/), można przez niego wysyłać wiadomości tekstowe, przesyłać pliki jak i prowadzić rozmowy z pomocą kamerki internetowej. Można w chwilę stworzyć rozmowę, nawet bez logowania się, zaledwie jednym kliknięciem
- Kolejnym bez możliwości użycia kamerki internetowej jest SLACK (https://slack.com/intl/en-pl/), umożliwia komunikację tekstową oraz głosową. To więcej niż rozmowy, to dzwonienie, udostępnianie plików a nawet łączenie się z innymi aplikacjami.
- ZULIP (https://zulip.com/) – mniej popularny, ale równie przydatny, łączy czat w czasie rzeczywistym z wątkiem e-mail. Umożliwia śledzenie ważnych rozmów, ignorując mniej istotne
- Ostatni to ROCKET.CHAT (https://rocket.chat/) – umożliwia porozumiewanie się przy użyciu różnych rodzajów kanałów: prywatnego, rozmowy 1na1 oraz publicznego. Jest ogólnodostępnym chatem dla całego zespołu
Ważnym elementem pracy zdalnej są wideokonferencje, możliwość zobaczenia naszego słuchacza pozwala poczuć bliższy kontakt i zobaczyć emocje drugiego człowieka. Praca w odosobnieniu utrudnia odczytywanie emocji osoby będącej po drugiej stronie słuchawki czy komunikatora, dlatego też warto od czasu do czasu włączyć kamerę
Narzędzia do wideokonferencji, przedstawiamy jedne z najbardziej popularnych, posiadających wersje płatne oraz bezpłatne:
- TEAMS (https://www.microsoft.com/pl-pl/microsoft-365/microsoft-teams/group-chat-software) – umożliwia sprawną prace w zespole, spotkania, chat, współpraca i połączenia. Pozwala na udostępnianie plików jak i ekranu co umożliwia szeroki zakres pracy
- SKYPE – o którym wspominaliśmy przy komunikatorach, jest jednym z najpowszechniejszych narzędzi
- ZOOM (https://zoom.us/) – platforma zarówno do połączeń 1na1 jak i grupowych wideokonferencji. Posiada narzędzia umożliwiające udostępnianie ekranu, nagrywanie spotkań czy pracę w grupach, w wersji bezpłatnej czasowo jest ograniczony przy spotkaniach większych niż 1na1 do 40 min.
- Kolejnym narzędziem do prowadzenia wideokonferencji jest BLUEJEANS (https://www.bluejeans.com/) płatny program, który umożliwia spotkania bez ograniczeń ilości uczestników oraz czasu, można skorzystać z bezpłatnej wersji próbnej przez 7 dni
- HANGOUTSMEET (https://meet.google.com/) – narzędzie do prowadzenia spotkań w czasie rzeczywistym od Google. Umożliwia udostępnianie pulpitu, wideo oraz prezentacji członkom zespołu oraz klientom za pomocą przeglądarki. Dostępne bezpłatnie.
- CISCO WEBEX (https://www.webex.com/) – płatny program, integruje wszystko i wszystkich w ramach pojedynczej, bezpiecznej i łatwej w użyciu przestrzeni do współpracy. Bezpłatna opcja umożliwia organizowanie spotkania do 50 min.
- WHEREBY (https://whereby.com/) – proste narzędzie do wideo spotkań w przeglądarce, za każdym razem ten sam link do spotkania pozwala na pracę w dowolnym miejscu i urządzeniu
Korzystając z dobrodziejstw pracy zdalnej warto sprawdzić możliwości i narzędzia kilku platform czy komunikatorów, tak by dobrać ten najbardziej pasujący całemu zespołowi oraz posiadający narzędzia, które pomogą w efektywnej komunikacji. Dodatkowo określić sposób i formę komunikacji, tak, aby każdy wiedział co oznacza dany komunikat oraz jakie ewentualnie rodzi dalsze konsekwencje.
